Инвентаризация в магазине нужна для того, чтобы владелец бизнеса имел ясную картину: нет ли воровства сотрудников, нет ли пересортицы, а какие товары на складе с просроченными сроками годности. Инвентаризация покажет эту картину наглядно. Как ее провести и оформить правильно?
В чем суть инвентаризации в магазине?
Инвентаризация в магазине проводится с целью сверки фактических остатков товаров с теми, что указаны в учетной системе магазина (1С, Далион, Астор и пр.). Проведение инвентаризации покажет владельцу реальный остаток товара. Если владелец рассчитывает только на данные в учетной системе, то это он делает зря. Данные в 1С могут значительно расходиться с теми остатками, что действительно есть на складе.
К примеру, магазин получил партию сливочного масла. Те данные, что есть в учетной программе могут быть некорректными — часть масла может быть уже просрочена, а часть — разворована сотрудниками.
Инвентаризация в магазине покажет недостачу или излишек товара. Причиной недостачи может быть и воровство продавцов, и невнимательность при приемке товара. То есть, сотрудник, осуществляющий приемку, мог не пересчитать пачки масла от поставщика, а поставить на приход то, что поставщик указал в накладной.
Инвентаризация в магазине. Когда ее нужно проводить?
То, как часто нужно проводить инвентаризацию, зависит от владельца магазина. Никаких особых правил на этот счет не имеется. Но стоит понимать, что частое проведение инвентаризаций мешает работе торгового объекта. Во время ее проведения магазин или один из его отделов может быть закрыт, сотрудники не занимаются обслуживанием клиентов, а считают остатки товара.
Поэтому правильно проводить инвентаризацию тогда, когда покупателей мало — рано утром, поздно вечером или даже ночью. Проводить ее можно хоть ежедневно — если есть такая необходимость и ресурсы. Но обычно пересчет проводят раз в месяц или даже реже. Это касается маленьких магазинов.
Есть несколько видов инвентаризации в магазине. Полная инвентаризация — пересчитываются остатки всех товаров. Рекомендуется такую сверку проводить не реже, чем два раза в год. Локальная – считаем только товары из группы риска, то есть те, что крадут чаще всего и дорогой товар. Рекомендуется делать один раз в месяц. Выборочная инвентаризация – проводим ее точечно, по тем позициям, которые являются проблемными — частые расхождения/истечение сроков годности/воровство. Этот вид сверки можно проводить каждый день.
В больших магазинах инвентаризация проводится чаще. Обычно пересчитывается какая-то одна товарная группа. Сотрудник, проводящий учет, проводит инвентаризацию с помощью терминала сбора данных. В крупных магазинах обычно внедрена система автоматизации и товар имеет штрих-код. Пересчет сводится к сканированию штрих-кода с помощью ТСД. После сканирования штрих-кодов с группы товаров эти данные выгружаются в учетную систему.
Если магазин работает без автоматизации пересчет идет вручную — “в тетрадке”. Товар считается по количеству, и одновременно проверяется его комплектность, товарный вид, корректность ценников. В небольшом магазине терминал тоже будет очень полезен — есть бюджетные устройства, покупка которых не ударит по карману владельца. А польза очевидна — проводить инвентаризации будет быстрее и проще.
Подготовка к инвентаризации
Во время проведения инвентаризации в магазине инвентаризируемый товар не должен продаваться или добавляться. То есть, нужно принять весь товар от поставщика и приемки пока больше не проводить. Также и покупатели не должны иметь возможность этот товар брать с полок — иначе возникнет недостача.
Кто должен проводить инвентаризацию в магазине? Обычно это делает управляющий. Но в маленьком магазине такой должности, как правило, нет. И учет проводят сотрудники либо сам владелец. Вообще, проводить инвентаризацию силами продавцов — не лучшая идея. Эти сотрудники могут быть заинтересованы лично в том, чтобы результаты инвентаризации получились “гладкими”. Расхождений в инвентаризационной ведомости не будет, либо они будут совсем незначительными.
Печатаем остатки из учетной системы
Перед началом инвентаризации в магазине составляют инвентаризационную опись. В этой ведомости будут указаны остатки товаров по данным 1С и далее вручную будут вноситься фактические остатки теми, кто товар непосредственно считает. Опись можно составить в свободной форме, но чаще заполняют бланк инвентаризационной описи. Наименования товаров вносим понятным всем образом. Например, указываем “Хлеб Бородинский”, а не просто “хлеб”. Иначе сотрудник может позиции спутать.
Если в магазине есть автоматизированная система учета, то вручную вносить наименования товаров будет не нужно. Например, в 1С: Управление торговлей 8 можно сформировать документ “Ведомость по товарам на складах”. Следующими документами на инвентаризацию будут “Распоряжение на инвентаризацию” и “Пересчет товаров”.
Если своим сотрудникам вы не доверяете, то можно выдать им инвентаризационную опись без указания количества товаров по данным учетной системы. Тогда у них не будет возможности “подогнать” остатки.
Считаем реальные остатки в магазине
Дальнейшая задача — подсчитать фактическое количество товаров. Обычно товары считают по категориям. Если в процессе инвентаризации выясняется, что какой-либо товар испорчен/просрочен, то о нем в ведомости делают пометку для последующего списания. Сотрудник, заполняющий опись, должен вносить цифры по реальному количеству товара. В дальнейшим по этим записям можно будет видеть расхождения.
Какие расхождения бывают по итогу инвентаризации? Что делать с ними?
После пересчета расхождения фиксируются в документе бланк ведомости учета результатов инвентаризации.
Расхождения бывают такими: излишки, недостача, порча или пересорт.
Излишки — выявлен лишний товар. Его нет в учетной системе, зато он есть на складе. Вероятно, в учете произошли ошибки. Товары, которые являются излишками, принимают к учету по закупочной стоимости на день инвентаризации, то есть, необходимо сделать их поступление.
Причин появления недостачи две — ошибки в учете или воровство (сотрудников или покупателей). Недостачу (товар отсутствует физически, но числится в учетной системе), как правило, удерживают зарплаты виновных (кассиров, продавцов, охранников). В больших торговых сетях, как правило, имеется норма убыл. И недостача сверх этой нормы удерживается из зарплаты сотрудника. Если торгуете сами, то списываете пропажу в убыль. Товары, которых нет, должны быть списаны.
Порча — товар испорчен или истекли сроки годности.
Довольно часто наблюдается и пересортица товара. Пересорт — это когда количество товара одной группы — верное. Но в группе каких-то позиций больше, чем указано в описи, а каких-то меньше.
В итоговой ведомости будет видно сколько убытков понес магазин. Ведомость подписывается ответственными лицами, убытки можно взыскать с сотрудников, если они случились по их вине.
Статья о том, как воруют кассиры и покупатели на сайте rabotaylegko.ru .
